Procurement as a Service ist eine neuartige Beschaffungsstrategie, bei der beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen eine stärkere Wettbewerbsfähigkeit durch eine größere Flexibilität und eine höhere Reaktionsgeschwindigkeit erreicht werden soll. Im Jahr 2022 wurde der globale Markt für die Beschaffung als Dienstleistung auf 6,15 Milliarden US-Dollar geschätzt, mit einem prognostizierten Wachstum von 11,1 % zwischen 2023 und 2030.
Ähnlich wie bei „Software as a Service“ ist die Idee hinter der Beschaffung als Dienstleistung, den Beschaffungsbedarf ganz oder in Teilen an einen oder mehrere Dienstleister auszulagern. Diese können durch ihre hohe Spezialisierung Technologien, Arbeitskräfte und Know-how zielgerichteter und damit effizienter einsetzen. So kann der Beschaffungsprozess nicht nur rationalisiert werden, diese Vorgehensweise bietet auch eine bessere Ausgabenkontrolle und eine höhere Transparenz des gesamten Prozesses.
Darum ist Procurement as a Service mehr ist als das reine Outsourcing der Einkaufsabteilung
Lernen Sie die Grundlagen von Procurement as a Service kennen – seine Funktionsweise, seine Vorteile und worauf man bei der Auswahl eines Anbieters achten sollte
Definition: Procurement as a Service
Im Kern ist Procurement as a Service ein ganzheitliches Beschaffungsmodell, bei dem ein Teil oder der gesamte Prozess an einen oder mehrere Dienstleister ausgelagert wird, die bei Bedarf Zugang zu Beschaffungsdiensten und Software bieten.
Beschaffungsvorgänge wurden klassischerweise intern von den Mitarbeitern eines Unternehmens abgewickelt oder an einen Drittanbieter ausgelagert (Business Process Outsourcing). Ersteres ist oft zeitaufwendig und teuer und erfordert engagiertes Personal für die Suche und Verwaltung von Lieferanten.
Andererseits kann die Auslagerung der Beschaffung von Vorteil sein, bietet jedoch möglicherweise nicht das gleiche Maß an Kosteneinsparungen und Kontrolle über die Beschaffungsprozesse.
Von der Beschaffung und Verhandlung von Verträgen bis hin zur Sicherstellung der pünktlichen Lieferung von Waren und Dienstleistungen stellt der Beschaffungsdienstleister in der Regel sicher, dass alle Ihre Beschaffungsanforderungen erfüllt werden, ohne dass Sie in Ihre eigene IT-Infrastruktur oder Ihr Personal investieren müssen.
Beschaffungsdienstleister bieten eine effizientere und kostengünstigere Lösung für Unternehmen, indem sie Technologie, Automatisierung, Fachpersonal und Know-how zielgerichteter einsetzen.
Durch die Übernahme von Teilen oder dem gesamten Beschaffungsprozess können Unternehmen den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Verwaltung der täglichen Aktivitäten im Zusammenhang mit der Beschaffung reduzieren und sich so auf ertragreichere Aufgaben konzentrieren.
Welche Arten der Beschaffung gibt es?
Die Beschaffung ist ein integraler Bestandteil der Geschäftstätigkeit jeder Organisation. Dabei handelt es sich um den Erwerb von Waren und Dienstleistungen von externen Quellen, typischerweise im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens. Die vier Arten der Beschaffung sind:
- Direkte Beschaffung: Beinhaltet den Kauf von Waren und Dienstleistungen, die in direktem Zusammenhang mit dem Betrieb stehen.
- Indirekte Beschaffung: Konzentriert sich auf nicht zum Kerngeschäft gehörende Artikel wie Bürobedarf oder Hausmeisterdienste.
- Materialbeschaffung: Von einem Lieferanten gekaufte materielle Gegenstände, wie z. B. Rohstoffe oder Software-Abonnements.
- Dienstleistungsbeschaffung: Personenbezogene Dienstleistungen, die für den Betrieb benötigt werden, wie z. B. Beratungs- oder IT-Dienstleistungen.
Was ist der Unterschied zwischen Beschaffung und Einkauf?
Beschaffung und Einkauf werden oft als Synonym verwendet, beziehen sich jedoch auf zwei unterschiedliche Prozesse. Kurz gesagt, ist Beschaffung der umfassendere Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für eine Organisation. Es umfasst Recherche, Verhandlung und Bewertung, um sicherzustellen, dass die richtigen Produkte zu den kostengünstigsten Preisen gekauft werden.
Zu den häufigsten Beschaffungsaktivitäten gehören Beschaffungsdatenmanagement, strategische Beschaffung, Lieferantenbeziehungsmanagement, Kostenanalyse, Ausgabenanalyse und Risikominderung.
Im Gegensatz dazu ist der Einkauf nur ein Element des typischen Beschaffungsprozesses. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um die Bestellung bei einem Anbieter oder Lieferanten nach sorgfältiger Prüfung von Preis und Qualität. Weitere Einkaufsaktivitäten umfassen das Lieferantenmanagement, die Vertragsabwicklung und die Zahlungsabwicklung.
Was sind die Vorteile von Procurement as a Service?
Auch wenn die Beschaffung als Dienstleistung noch relativ neu ist, erkennen die meisten Unternehmen den Wert und Nutzen der Nutzung dieses Modells. Mit Beschaffungsdienstleistungen können sie ihre Abläufe rationalisieren und Kosten senken, ohne Abstriche bei der Qualität zu machen.
Wie jeder Geschäftsprozess ist auch die Beschaffung zeitaufwendig und komplex. Durch die Auslagerung eines Teils oder des gesamten Prozesses an einen Dienstleister können Unternehmen wertvolle Ressourcen für wichtigere Aufgaben freisetzen.
Die wichtigsten Vorteile von Procurement as a Service im Überblick:
1. Kosteneinsparungspotentiale heben
Die Nutzung der Skaleneffekte eines Dienstleisters kann Unternehmen dabei helfen, Geld bei Beschaffungsfunktionen zu sparen, insbesondere bei Einkäufen mit hohen Volumina. Sie erhalten oft Zugang zu besseren Angeboten und Rabatten, die Unternehmen allein nicht hätten aushandeln können.
Weiterhin können Sie erheblich Arbeitskosten und andere Gemeinkosten einsparen, da der Anbieter einige oder alle notwendigen Aufgaben im Kontext der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen übernimmt.
2. Beschaffungsexpertise optimal nutzen
Die meisten Beschaffungsdienstleister verfügen über umfassende Erfahrung in diesem Bereich, die es ihnen ermöglicht, ihr Fachwissen bei der Auswahl von Lieferanten, der Vertragsverhandlung und der Verwaltung des Gesamtprozesses zu nutzen. Sie bieten außerdem wertvolle Hinweise zu Markttrends und Best Practices der Branche, die ihren Kunden dabei helfen, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.
Dieses Fachwissen ist für Unternehmen, die gerade mit ihrer Beschaffungsstrategie beginnen oder ihre bestehenden Prozesse optimieren möchten, äußerst hilfreich.
3. Beschaffungsprozess beschleunigen
Mit neuen Technologien und Automatisierung werden viele der manuellen und zeitaufwändigen Aufgaben bei der Beschaffung eliminiert oder rationalisiert. Dadurch kann der Prozess in einem Bruchteil der Zeit abgeschlossen werden, die mit herkömmlichen Methoden erforderlich wäre.
Notwendige Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Verträge können in wenigen Minuten präzise erstellt werden, sodass Unternehmen Bestellzyklen verkürzen und schnelle Entscheidungen treffen können, um in einem wettbewerbsintensiven Markt agil zu bleiben.
4. Kontrolle und Transparenz erhöhen
Da der Anbieter den Großteil der Beschaffungsarbeit übernimmt, haben Unternehmen mehr Kontrolle über den Beschaffungsprozess und können besser im Auge behalten, wohin ihr Geld fließt.
Unternehmen erhalten Echtzeiteinblicke in ihre Beschaffungsaktivitäten und können so fundiertere Entscheidungen darüber treffen, was sie wann kaufen. Sie erhalten außerdem einen besseren Einblick in ihre Lieferanten und Lieferanten und können so Leistungskennzahlen wie pünktliche Lieferung oder Kosteneinsparungen im Laufe der Zeit verfolgen.
5. Compliance und Wertverfolgung verbessern
Anstatt sich auf analoge Prozesse einer Dokumentation in Papierform zu stützen, nutzen Beschaffungsdienste fortschrittliche Automatisierungstools zur Erfassung und Nachverfolgung von Daten, wodurch sichergestellt wird, dass alles genau aufgezeichnet wird und den internen Richtlinien und externen Vorschriften entspricht.
Dadurch können Unternehmen ihre Ausgaben besser verfolgen, Einsparmöglichkeiten identifizieren und die Einhaltung relevanter Vorschriften nachweisen.
Worauf ist bei der Auswahl eines Anbieters von Procurement as a Service zu achten?
Der Einstieg in die Beschaffung als Dienstleistung ist relativ einfach, die Auswahl des richtigen Anbieters für Ihre Anforderungen kann jedoch schwierig sein.
Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Unternehmen nach einem Anbieter suchen, der Flexibilität und Skalierbarkeit in seinen Angeboten bietet. Weiterhin ist es wichtig sicherzustellen, dass der Anbieter den gesamten Prozess vom Category Management bis zur Vertragsverhandlung umfassend unterstützen kann.
1. Identifizieren Sie Ihren Bedarf
Beginnen Sie mit der Prüfung Ihrer aktuellen Beschaffungsprozesse, um die Stärken und Schwächen Ihrer Abläufe zu beurteilen. Dieser Schritt hilft dabei, Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen, und den Umfang der Unterstützung, die Sie von einem Anbieter benötigen würden.
Wenn Sie gerade erst anfangen, können einfache Beschaffungsdienste ausreichen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch komplexer ist und über mehrere Abteilungen verfügt, sollten Sie einen Anbieter in Betracht ziehen, der einen umfassenden Support bieten kann.
2. Bestimmen Sie den Grad der Beteiligung Ihres Anbieters
Der Grad der Einbindung, den Sie von Ihrem Anbieter verlangen, hängt von der Komplexität Ihrer Beschaffungsanforderungen ab.
Beispielsweise kann ein Vermittler ausreichen, wenn Sie lediglich Hilfe bei der Auswahl und Verhandlung des Anbieters benötigen. Wenn Sie auf der Suche nach einem unkomplizierten Ansatz sind, sollten Sie nach einem Anbieter suchen, der den gesamten Prozess von Anfang bis Ende abwickeln kann.
3. Berücksichtigen Sie Offshore- und Onshore-Anbieter
Bei der Auswahl eines Beschaffungsdienstleisters spielt oft das Budget eine wichtige Rolle. Offshore-Anbieter sind in der Regel kostengünstiger, bieten jedoch häufig nicht die gleiche Qualität oder garantieren keine Ergebnisse wie Onshore-Anbieter.
Die Onshore-Beschaffung kann zwar teurer sein, bietet aber eine bessere Kontrolle über den Prozess. Auch sind Onshore-Anbieter oft besser auf die spezifischen lokalen Vorschriften und Steuern vertraut.
4. Überprüfen Sie das Netzwerk des Anbieters
Größere Anbieter sind häufig in Berufsverbänden organisiert und mit branchenführenden Unternehmen verbunden. Diese Zugehörigkeiten können Ihnen einen Einblick in ihre Praktiken geben und zusätzliche Sicherheit dafür bieten, dass der Anbieter zuverlässig und vertrauenswürdig ist.
Allerdings fungieren manche Anbieter als Vermittler zwischen Verkäufern und Käufern, sodass eine gewisse Voreingenommenheit unterstellt werden muss, insbesondere wenn erfolgsabhängige Vergütungen vereinbart werden.
Fazit: Procurement as a Service – die passende Lösung auch für Ihr Unternehmen?
Die Beschaffung als Dienstleistung ist auf dem besten Weg sich als Lösung der Wahl für Unternehmen zu entwickeln, die ihre Kosten senken und die Effizienz ihrer Lieferketten optimieren möchten.
Dadurch ist kein internes Personal mehr erforderlich, sodass Unternehmen auf das Fachwissen erfahrener Beschaffungsexperten zugreifen können, ohne in kostspielige Infrastruktur, Personal oder Schulungen investieren zu müssen.
Mit dem richtigen Anbieter können Unternehmen von Kosteneinsparungen, Branchenexpertise, effizienteren Beschaffungsprozessen, höherer Transparenz und verbesserter Compliance profitieren.
